A colloquio con Ale e Franz (parte seconda)… La location del colloquio

Welcome back: la scenetta di Ale & Franz che vi ho proposto nel mio ultimo post), come anticipato, mi ha offerto diversi spunti di riflessione. Oltre alle occasioni – ahimè – di errore del selezionatore, mi ha fatto anche ripercorrere con la mente le varie location dove ho affrontato colloqui (sia come candidata sia come selezionatore). Infatti nello sketch citato il povero Ale, oltre a dover affrontare un recruiter tiranno, deve addirittura incontrarlo nel suo ufficio, entrando attraverso una porta chiusa, in un ambiente del tutto privato e che – oserei dire – simboleggia un certo status: qui il recruiter si trova completamente a proprio agio e quindi in una situazione “di vantaggio”. Penso che chiunque si sentirebbe un po’ in soggezione prima di entrare in un posto simile!

Allora capite bene che anche il luogo dove si svolge il colloquio è una variabile molto importante, che può condizionare l’esito di un incontro. Per questo motivo, ogni selezionatore, così come è tenuto a pianificare gli aspetti più teorici del colloquio (leggendo in anticipo job description e CV, preparando una scaletta, etc.), dovrebbe anche occuparsi di preparare al meglio la location. Il modo di utilizzare e organizzare lo spazio a disposizione può infatti favorire (o deteriorare!) l’efficacia del colloquio, creando (o impedendo!) occasioni di apertura del candidato e lasciando un ricordo positivo (o negativo!) dell’esperienza alla persona.

Ma vediamo nella teoria quali potrebbero essere alcuni accorgimenti utili per organizzare un colloquio in una location “favorevole” al dialogo col nostro candidato.

Innanzitutto, occorre a mio avviso evitare il colloquio in stanze private, come quella della scenetta, e allo stesso tempo in posti troppo “pubblici” (pensiamo ad esempio a un ufficio open space). A mio avviso la scelta più efficace è quella di un luogo quanto più possibile neutro, come può essere una sala riunioni, dove recruiter e candidato abbiano la privacy necessaria all’incontro, pur trovandosi in uno spazio comune e non di presidio del solo selezionatore. Infatti, anche se il recruiter conosce già quello spazio, egli non lo gestisce né organizza in autonomia e questo favorisce la percezione nel candidato che il valutatore sia disposto a porsi sul suo stesso piano e ad aprirsi al dialogo.

Un altro accorgimento intelligente è rappresentare quanto più possibile l’azienda all’interno di questo spazio, sempre per agevolare un ricordo positivo del colloquio nel candidato, a prescindere dall’esito dello stesso. Un’azienda di beni tangibili di piccole dimensioni ad esempio può mostrarli in una teca; le aziende di servizi possono presentare le pubblicità più famose; oppure si può dare enfasi ai valori aziendali con speciali comunicazioni interne. Importante è anche mettere a disposizione qualche brochure che il candidato possa portare con sé al termine dell’incontro per ricordarsi dell’azienda.

Inutile dirlo poi, far sì che il candidato trovi tutto il materiale necessario per un colloquio: ad esempio fogli dove annotare appunti e contatti, penne, etc. Queste cose infatti non servono per forza solo al recruiter che prende appunti durante l’intervista!

Un capitolo a parte poi lo meriterebbe la prossemica, anch’essa molto importante per influire sul clima e sulla relazione durante il colloquio. Diverse collocazioni delle persone nello spazio hanno significati diversi. Ad esempio, sedersi a lato del candidato può favorire uno scambio più informale, mentre posizionarsi di fronte implica una certa distanza che può aiutare a mantenere formalità nell’incontro. In ogni caso mai fare l’errore di allestire lo spazio come un’aula da interrogazione scolastica, dove il recruiter si trova magari dietro una grande scrivania, seduto su una grande sedia, in posizione rialzata, mentre il povero candidato si trova costretto a guardarlo dal basso verso l’alto, seduto su una seggiolina stile Fantozzi: qui rischierebbe di sentirsi più che altro sotto interrogatorio. E di certo, in questo caso, oltre a non favorire un dialogo aperto, non riusciamo nemmeno a favorire un bel ricordo dell’esperienza per la persona.

Detto questo, tutto ciò che vi ho scritto finora è ovviamente “as it should be”: la perfezione dei libri di teoria HR … Ma avrete già capito che spesso nella vita aziendale reale le soluzioni perfette non sono sempre possibili e ci si deve accontentare di quelle “ottimali”. Nelle mie esperienze personali come recruiter e come candidata ho già vissuto colloqui tenutisi nei seguenti luoghi:

- sala riunioni enorme, dotata esclusivamente di un tavolo altrettanto enorme, e completamente vuota per il resto, dove ogni singola parola rimbombava come nel Gran Canyon

- sala riunioni confinante con la meeting room che ospitava un’assemblea sindacale dai toni particolarmente accesi, dove il candidato poteva “respirare un ridente clima aziendale” sentendo urlare insulti e informazioni confidenziali sui dipendenti

- bar sotto l’azienda, quando per ragioni di clima interno non si riteneva opportuno mostrare ai dipendenti i candidati per una posizione

- archivio polveroso, quando molto semplicemente gli altri recruiter avevano già prenotato e occupato tutti gli spazi comuni disponibili.

Insomma, i casi di location non proprio da manuale sono all’ordine del giorno. Per cui, se dovesse capitarvi una situazione del genere, ai candidati suggerisco di non farsi intimidire o deludere da questo primo impatto. Così come nel mio ultimo post dicevo ai recruiter che non sempre la prima impressione sul candidato rende giustizia, vale anche il contrario. Voi candidati siate comprensivi, perché a volte la situazione di disagio è dovuta solo a problemi organizzativi contingenti e non perché l’azienda non ci tiene a voi! Ai selezionatori non chiedo di mettere in pratica il feng shui nella location del colloquio, ma semplicemente do your best perché lo spazio a disposizione sia il più favorevole possibile allo scambio col candidato e ne guadagnerete anche in termini di risultati. Se ci dovessero essere situazioni borderline come quelle esemplificate sopra, siate trasparenti con il candidato e spiegate i motivi il più apertamente possibile; dopo di che cercate di condurre il colloquio nel modo più brillante che potete per rendere l’esperienza comunque positiva per la persona che avete di fronte.

Alice